Resident Registration in Japan: What to Do at City Hall｜日本で住民登録をするとき

If you will live in Japan for more than a short stay, one of your first important tasks is to register your address at your local city or ward office.

For most mid- to long-term residents, this procedure should be completed within 14 days after you decide where you will live. In Shinjuku, you can submit the notification after you have moved in—not before.

What should you bring?

• Your residence card
• Your passport (especially if your residence card will be issued later)
• A moving-out certificate, if you moved from another city or ward in Japan
• Your My Number Card, if you already have one
• Documents showing your family relationship, if you register family members

The documents you need may differ depending on your situation. Please check the website of your local municipal office before you go.

What happens at the municipal office?

After your address is registered, it may be written on the back of your residence card. You may also be able to receive information about your resident record, My Number, National Health Insurance, and other daily-life procedures.

Shinjuku Gyoen Institute supports student life

Moving to a new country can be confusing. Our staff can help students understand which documents to prepare and where to complete the procedure. If you need help, please contact Shinjuku Gyoen Institute. The official registration itself is completed at the municipal office.

やさしい日本語：日本で住民登録をするとき

日本で生活を始めたら、住んでいる町の市役所（しやくしょ）や区役所（くやくしょ）で、住所を登録します。これを住民登録（じゅうみんとうろく）といいます。

中長期在留者（ちゅうちょうきざいりゅうしゃ）は、住む場所が決まってから14日以内に手続きをします。新宿区では、引っ越す前に手続きはできません。引っ越したあとに行きます。

持っていくもの

• 在留カード（ざいりゅうカード）
• パスポート（在留カードをあとでもらう人など）
• 転出証明書（てんしゅつしょうめいしょ）※日本のほかの市や区から引っ越した人
• マイナンバーカード ※持っている人
• 家族の関係がわかる書類 ※家族もいっしょに登録する人

人によって、必要な書類がちがいます。行く前に、市役所や区役所のウェブサイトを確認してください。

区役所でできること

住所を登録すると、在留カードのうしろに住所が書かれます。住民票（じゅうみんひょう）、マイナンバー、国民健康保険（こくみんけんこうほけん）などの案内もあります。

新宿御苑学院が留学生活をサポートします

わからないことがあるときは、学校のスタッフに相談してください。必要な書類や、どこへ行くかをいっしょに確認します。正式な手続きは、市役所・区役所で行います。

Official information / 公式情報

• Immigration Services Agency of Japan: Daily Life Support Portal for Foreign Nationals
• Shinjuku City: Moving-in notification / 新宿区の転入届

Information is current as of November 2026. Procedures may change, so please check the latest official information.